1. Que es la matricula mercantil?
Es el registro que por disposición legal deben efectuar todas las personas naturales y jurídicas que ejercen profesionalmente el comercio y sus establecimientos de comercio.
2. Cuáles son los requisitos para registrarse como persona natural?
Acudir de forma personal en nuestra sede ante nuestros Asesores CAE, presentando y diligenciando los siguientes documentos:
- Documento de identidad original
- Copia del documento de identidad al 150%
- Nombre del establecimiento, el nombre no debe estar registrado en esta u otra cámara de comercio (homonimia)
- Actividad económica
- Información personal clara (Nombres, apellidos, tipo y número de identificación, ciudad, dirección, número telefónico y correo electrónico
- Diligenciar los formularios: Solicitud de inscripción, control de homonimia, notificación matriculado, simplificación de trámites y certificados de Estado de Cédula de Ciudadanía o extranjería (SIPREF)
- Copia del Registro único tributario (RUT), si ya lo ha tramitado. De lo contrario, se tramita el Pre RUT por la Cámara de Comercio
- Cancelar el valor de la matrícula correspondiente al valor total de los activos reportados.
3. Cuáles son los requisitos para registrar un establecimiento?
Diligenciar el formulario de matrícula, el cual debe estar firmado por el propietario, si es persona jurídica el formulario debe ser firmado por el Representante Legal de la sociedad. Antes de diligenciar el formulario se recomienda realizar el control de homonimia al nombre del establecimiento.
4. Cuando se debe cancelar la matricula mercantil?
La matrícula mercantil se cancelará definitivamente a solicitud de quien la haya obtenido, una vez pague los derechos correspondientes a los años no renovados, los cuales serán cobrados de acuerdo con la tarifa vigente en cada año causado.
Si cerró su establecimiento de comercio y solicita la cancelación definitiva de su matrícula personal y la del establecimiento de comercio dentro de los primeros meses del año y se encuentra al día con el año anterior, no cancela los derechos de renovación. Si el trámite lo realiza después del 31 de marzo debe cancelar los derechos de renovación correspondiente.
5. ¿Cómo Matricular una Sociedad?
Toda sociedad se constituye por documento privado o escritura pública (en los casos que aplique) cualquiera que sea su objeto social y debe contener los requisitos establecidos en el artículo 110 el Código de Comercio o en su defecto los señalados en el decreto 4463 de 2006 por el cual se reglamenta la constitución de sociedades por documento privado o el artículo 5º de la ley 1258 de 2008 (si se trata de sociedades anónimas simplificadas).
6. ¿Qué clase de sociedad creó la Ley 1258 de 2008?; ¿Cuando entró en vigencia dicha ley?
Por medio de la Ley 1258 del 5 de diciembre de 2008, se creó en nuestra legislación, la denominada Sociedad por Acciones Simplificada –SAS. La ley citada entro en vigencia el mismo día de su promulgación (Artículo 46 de la referida ley).
7. ¿Qué es una Sociedad por Acciones Simplificada – S.A.S.?
Es una persona jurídica cuya naturaleza será siempre de carácter comercial, independientemente de las actividades que se encuentren previstas en su objeto social.
8. ¿Cómo se constituye una S.A.S.?
Puede ser constituida por una o varias personas, bien sean naturales o jurídicas, mediante contrato o acto unilateral que conste por documento privado, debidamente inscrito en el registro mercantil de la Cámara de Comercio correspondiente (Artículo 1 y 5 de la Ley 1258 de 2008). Su constitución puede hacerse por documento privado o por escritura pública.
9. ¿Cuáles son los Pasos para la Matrícula de una Sociedad?
Presentarse personalmente el representante legal o suplente, o mediante poder especial, amplio y suficiente otorgado con la facultad expresa para constituir, en cualquiera de nuestras sedes ante nuestros Asesores CAE, presentando y diligenciando los siguientes documentos:
- Documento privado de constitución autenticado ante notaria.
- Copia de las cédulas de ciudadanía de cada uno de los accionistas y personas nombradas.
- Relación de las responsabilidades tributarias.
- Actividades económicas con su respectivo código CIIU.
- Información personal clara (Nombres, apellidos, tipo y número de identificación, ciudad, dirección, número telefónico y correo electrónico.
- Diligenciar los formularios: Solicitud de inscripción, control de homonimia, notificación matriculado, simplificación de trámites y certificados de Estado de Cédula de Ciudadanía o extranjería (SIPREF).
- Presentar formulario RUT (virtual o físico). · Presentarse personalmente el representante legal o suplente.
- Cancelar el valor de la matrícula correspondiente al valor total de los activos reportados
10. ¿Qué otros Trámites debo Realizar luego de Efectuar la Matricula Mercantil?
- Solicitar ante Planeación Municipal la verificación del uso del Suelo según actividad realizada y ubicación del establecimiento de comercio.
- Inscribirse en el Registro de Industria y Comercio ante la secretaria de Hacienda Municipal
- Solicitar ante la Secretaria de Salud o Unidad Ejecutora de Saneamiento el certificado Sanitario.
- Solicitar certificado de Seguridad Industrial al Cuerpos de Bomberos Voluntarios
11. ¿Cuándo se debe Renovar la Matrícula Mercantil?
Antes del 31 de marzo de cada año, todos los empresarios matriculados deben renovar su Matrícula y la de sus establecimientos de comercio, diligenciando un nuevo formulario con la información actualizada.
Este trámite se puede realizar por medio de los Servicios en Línea de nuestra página web www.ccbun.org
La renovación se realiza dentro de los primeros 3 meses de cada año, sin importar la fecha en que se haya efectuado la matrícula.
12. ¿De qué Otra Forma puedo Renovar?
De dos formas, presencial o por Internet.
Recuerde: En caso que el propietario o representante se encuentre por fuera de la jurisdicción de la Cámara de Comercio donde se encuentra matriculado su registro mercantil, lo podrá hacer en la sede de la Cámara de Comercio más cercana a través del sistema RUES, mediante formulario físico.
Para realizar su renovación por Internet:
- Ingresar a al front principal de nuestra página web www.ccbun.org
- Dar clic en la opción Renovación de la sección Servicio en Línea
- Si ya cuenta con usuario y contraseña digítelos de lo contrario proceda a registrarse en el sistema
- Digite su matrícula mercantil y la identificación del propietario o Representante Legal en caso de ser Persona Jurídica
- Digite los activos de la matrícula y los vinculados al establecimiento (deben ser superiores a los reportados en años anteriores)
- Diligencie la información solicitada para actualizar los datos del propietario del establecimiento (Persona natural o Sociedad)
- Ingrese en cada uno de sus establecimientos de comercio y actualice los datos.
- Imprimir los formularios y firmarlos y presentarlos para pago en cámara o enviarlos a la Cámara de Comercio si el pago es a través de transferencia o pago en línea. (Instrucción de la Superintendencia de Industria y Comercio) · Seleccione la forma de pago indicados en su pantalla (Pago Débito; Pagos Entidades (tarjeta crédito) o digite clic en pago en Cámara si desea pagar los derechos de renovación en la Cámara de Comercio.
13. ¿Cuál es la Finalidad de la Renovación?
Tiene como finalidad mantener actualizada su información comercial para su propio interés y el de quienes negocian con su empresa, además evitar sanciones legales.
14. ¿Para qué Renovar?
Para obtener los beneficios que de la matrícula se derivan y no incurrir en sanciones legales. Tiene como finalidad mantener actualizada su información comercial para su propio interés y el de quienes negocian con su empresa, además evitar sanciones legales.
15. ¿Cómo Registrar Nuevos Libros?
Cuando se vaya a registrar un nuevo libro debe cumplirse con uno de estos requisitos: Si se trata de hojas continuas copia del último folio registrado, o presentar constancia del revisor fiscal o del contador público que certifique sobre la terminación del libro o el número de la última página del libro registrado con anterioridad.
16. ¿Qué son Estados Financieros?
Son estados financieros de propósito general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta. Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados.
17. ¿Qué debe Contener un Acta?
De acuerdo con el artículo 189 del Código de Comercio y los artículos 1.3.5 y 1.3.8 de la circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, el acta que se presente para inscripción de un nombramiento se puede allegar de forma completa o se puede optar por enviar un extracto. En Cualquiera de los casos el acta debe contener los siguientes requisitos:
- Número del acta.
- Fecha y ciudad de la reunión.
- Nombre completo de la entidad, de acuerdo como figura en el certificado de existencia y representación legal.
- Nombre del órgano social que se reúne: (asamblea de accionistas, junta de socios, junta directiva, Junta o asamblea de asociados).
- Naturaleza de la reunión: ordinaria, extraordinaria o por derecho propio.
- La información correspondiente a la convocatoria para la reunión, que debe ser conforme a los estatutos y la ley; indicando quién realizo la convocatoria, el medio con el que convoco y la antelación para la misma.
- La convocatoria debe ser conforme a los estatutos.
- El quórum de la reunión: nombre las personas presentes para el caso de las juntas de socios (Sociedad Limitada, Sociedad en Comandita Simple, Sociedad Colectiva) y juntas directivas; o el número de acciones suscritas presentes para el caso de las asambleas de accionistas (sociedad Anónima, Sociedad por Acciones simplificada S.A.S y Sociedad en Comandita por Acciones).
- La decisión de nombrar, o revocar con indicación del nombre completo y número de identificación de la persona designada, así como el número de votos con los cuales se da la aprobación. Para las sociedades que estructuran su capital bajo acciones, es necesario indicar el número de acciones suscritas que aprueban la decisión.
- Constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social que se reúne, en caso de haberse designado una comisión para la aprobación del acta todas las personas designadas deben firmar en señal de aprobación.
- Firma del presidente y secretario de la reunión. Una vez finalizada el acta esta deberá ser autorizada de forma autógrafa (es decir con su firma) por el secretario de la reunión, indicando que “dicho documento es fiel copia del acta original la cual reposa en el libro de actas”.
- Lo anterior debido a que el artículo 42 de la ley 1429 de 201 establece que: “Se presumen auténticas, mientras no se compruebe lo contrario mediante declaración de autoridad competente, las actas de los órganos sociales y de administración de las sociedades y entidades sin ánimo de lucro, así como sus extractos y copias autorizadas por el Secretario o por el Representante de la respectiva persona jurídica, que deben registrarse ante las Cámaras de Comercio. En consecuencia, no se requerirá realizar presentación personal de estos documentos ante el secretario de la Cámara de Comercio correspondiente, juez o notario.”
Para los nombramientos tenga en cuenta que: Los nombramientos deben corresponder exactamente a los cargos creados en los estatutos. El nombramiento debe ser aprobado por el órgano que según los estatutos debe nombrarlo. Se debe dejar constancia de la aceptación al cargo por parte de las personas designadas con indicación del número del documento de identificación y fecha de expedición del mismo. En caso de no expresarse lo anterior en el acta pueden anexarse las cartas de aceptación y fotocopia del documento de identificación en el que se logre establecer el número y la fecha de expedición (SIPREF).
18. Que es la homonimia?
La homonimia implica la existencia de dos comerciantes (personas naturales, sociedades comerciales o establecimientos de comercio) con nombres idénticos, sin tener en cuenta la naturaleza jurídica (S.A., Ltda.) o nombres reservados para las instituciones financieras o comunes sin reserva para el uso del público en general. No hay homonimia cuando dos nombres son similares.
19. Cuáles efectos tiene la inscripción de los documentos y actos?.
La inscripción de los actos y negocios jurídicos para los cuales la ley exige tal formalidad, tiene, por regla general, efectos declarativos, es decir, que sólo producen efectos respecto de terceros una vez se encuentren inscritos, pero producen efectos entre las partes desde que son celebrados. Excepcionalmente, la ley le da al registro efectos constitutivos, es decir, que el acto nace y produce efectos para todos sólo cuando haya sido inscrito, por ejemplo: la designación de representantes legales y revisores fiscales.
20. Cuando puede la Cámara de Comercio abstenerse de efectuar un registro?.
La Cámara de Comercio sólo puede abstenerse cuando la misma ley se lo permita, como en el caso de la homonimia, o cuando el acto que se pretenda inscribir sea inexistente o ineficaz, esto es, que carezca de alguno de sus elementos esenciales o que no produzca efectos por disposición de la misma ley.
